隨著以電腦為中心的多媒體技術的普及和提高，給會議工作帶來了新的手段和方法，尤其是近幾年，視頻會議、遠程教學等可視化信息技術在會議室領域得到廣泛應用，多媒體會議室以其功能的多樣性（如現場會議、學術報告、培訓教學等）得到迅速普及。 在多媒體會議室里不管是作報告、總結、匯報 、介紹產品等等，用電腦互動操作的圖、文、聲、影、畫展示，充分調動了與會者的感官知覺，大大提高了會議效果。

如果希望視頻電話會議能夠發揮很好的效果，就必須能夠很專業的設計視頻電話會議，一起來了解一下召開視頻會議時影響會議有哪些因素：

一、攝像機

1、安裝一至三個攝像機（一個主要的，一個輔助的，一個用于文件。）
2、把主要的攝像機放在監控器上方，觀察者視線上方15度的方向，保證一個良好的視覺接觸。
3、將投影幕和監視器放置在遠離燈光和窗戶的地方。

二、音頻

1、將主要的麥克風安裝在距離電視電話會議系統3、4米遠的地方；
2、一個標準的麥克風使用于4到5位參與者；
3、揚聲器應該放在不會與麥克風產生干擾的地方。

三、裝飾背景墻

最重要的是面對視頻攝像機的墻。應盡量減少窗、彩色糊墻紙和門，人員也要減少通過。顏色：避免紅色，避免會產生視頻圖像反射光及閃動的圖案，避免黑色和閃亮的白色。用于電視電話會議室背景墻的最好顏色是天藍色或青藍色。其它不反射的顏色還有白灰色調，米色，淡灰或淡藍。對視頻最好的色調是淺色調，不太鮮艷，外表不透光。要避免光亮或者水晶的外表，這會對聲音及燈光產生反射。

四、燈光

1、為了把電視電話會議室參與者臉部影子減到最小，將熒光燈轉到45度，強度至少達到740LUX，就可獲得最好的照明效果。
2、如果房間有窗戶，要預先準備變暗系統或者窗簾，避免由自然光線改變而帶來的影響。

五、陳設品

陳設品在電視電話會議室背景墻上掛上公司商標或顯示當地時間的鐘表（有利于辨認背景）座椅：舒適，沒有輪子；

六、網絡

在視頻會議這一方面，網絡也是影響視頻會議效果的重要因素，在看視頻會議的時候要用專線網絡，這樣就能保證視頻會議的暢通

七、當遇到緊急情況，視頻會議斷線，可以啟用電話會議作為緊急備選方案。組網如下圖：